Özel ders takip çizelgesi: ücretsiz Excel şablonu ve kullanım rehberi

Excel şablonunu indir (.xlsx)

Excel, Google E-Tablolar ve Numbers'da açılır.

Şablonda neler var

• Öğrenciler: Öğrenci ve veli bilgisi, ders ücreti, paketteki ders sayısı ve başlangıç tarihi.
• Dersler: Her dersin tarihi, saati, süresi ve durumu. Durum dört seçenekten biridir: yapıldı, iptal (hak düşmez), iptal (hak düşer), gelmedi.
• Özet: Her öğrencinin yaptığı ders sayısı, kalan hakkı ve kalan ödemesi. Bu sayfa kendi kendine hesaplanır; yalnız ilk iki sayfayı doldurursunuz.

Çizelgeyi doğru kurmak için beş ipucu

1. Her dersi yazın, iptal edilenleri de. İptaller yazılmazsa ay sonunda "bu ders sayılır mıydı" sorusunun cevabı hafızaya kalır.
2. İptal kuralınızı baştan söyleyin. "24 saatten sonra yapılan iptalde ders sayılır" gibi bir kuralı öğrenciyle ya da veliyle ilk derste konuşun. Şablondaki iki farklı iptal seçeneği bu yüzden var.
3. Paket satın, ders ders değil. 4 ya da 8 derslik paketler hem nakit akışını düzeltir hem de iptalleri azaltır.
4. Ödemeyi dersle aynı gün kaydedin. Hafta sonu toplu girilen ödemeler karışır.
5. Ayda bir özet sayfasına bakın. Kalan hakkı biten öğrenciye paket yenileme hatırlatmasını o gün yapın.

Excel ne zaman yetmez?

Tek başına çalışan bir hoca için iyi kurulmuş bir çizelge uzun süre yeter. Şu durumlardan biri başladığında ise tablo sizi yavaşlatmaya başlar:

• Öğrenci sayısı 20–25'i geçtiğinde ve aynı saate iki ders yazılmaya başladığında,
• İkinci bir hoca geldiğinde ve kimin hangi dersi verdiği, kime ne kadar ödeneceği sorulmaya başladığında,
• Öğrenci ya da velinin kalan dersini sizden sormak yerine kendisinin görmesini istediğinizde,
• Ders hatırlatmalarını elle mesaj atarak yapmaktan yorulduğunuzda.

Sabtask bu noktada devreye giren bir yönetim programı: paket hakkını her dersten sonra kendisi düşer, iptal kuralınızı uygular, öğrencinin kalan dersini kendi ekranında gösterir ve hoca ödemelerini yapılan derslerden hesaplar. Nasıl çalıştığını buradan görebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

• Özel ders takip programı ücretsiz mi? Bu sayfadaki Excel şablonu tamamen ücretsizdir ve kayıt gerektirmez. Sabtask ise ücretli bir yönetim programıdır; fiyatlar sayfasında paketleri görebilirsiniz.
• Şablonu Google E-Tablolar'da kullanabilir miyim? Evet. Dosyayı Google Drive'a yükleyip "Google E-Tablolar ile aç" demeniz yeterli; formüller çalışır.
• Veli için ayrı bir takip formu gerekir mi? Gerekmez. Öğrenciler sayfasındaki veli sütunu ve özet sayfasındaki kalan ders bilgisi, veliye göndereceğiniz aylık özet için yeterlidir.
• Birden fazla hoca aynı şablonu kullanabilir mi? Kullanabilir ama zorlaşır: dersleri hocaya göre ayırmak ve kime ne ödeneceğini hesaplamak için ek sütunlar gerekir. Bu noktada bir yönetim programı işinizi kolaylaştırır.